حل مسئله - 5 ابزار برتر حل مسئله در کسب و کار

حل مسئله – 5 ابزار برتر حل مسئله در کسب و کار

مقدمه

مهارت حل مسئله، اولین مهارت از مهارت های ده گانه زندگی است که منعکس کننده یک رویکرد مثبت نسبت به زندگی و نقطه مقابل درماندگی محسوب می شود.حل مسئله به این معنی است که در برخورد با مشکلاتی که برایمان پیش می آید،به جای فرار کردن از مشکل یا نادیده گرفتن آن، مقابل مشکل بایستیم و آن را به نحو شایسته ای حل کنیم. باور زیر بنایی این مهارت، اعتقاد فرد به توانایی خود در رفع درست مشکلات است.حل مسئله نیز مشابه مهارت تصمیم گیری مستلزم چند فعالیت است. ابتدا باید مشکل را به دقت تعریف کنید ، و سپس راه حل های متفاوت حل مشکل را مطرح کرده و مورد بررسی قرار دهید و در نهایت مناسب ترین و موثرترین راه حل را انتخاب و اجرا کنید.

مسئله بصورت کلی در چهار گام کلی حل می شود.

  1. گام اول – کشف و تعریف مسئله:  اولین گام در حل مسئله، پیدا کردن مسئله‌ی واقعی است. پیش از هر چیز باید مطمئن شد که آیا مسئله‌ی موردنظر واقعاً وجود دارد یا این‌که نشانه‌ای از یک مسئله‌ی بزرگ‌تر و جدی‌تر است؟ آن‌چه در مرحله تعیین مسئله، اهمیت بسیاری دارد این است که مسئله‌ از جهات گوناگون موردبررسی دقیق قرار گیرد تا مسئله‌ی واقعی به‌درستی تعیین و تعریف شود. اغلب اوقات مسئله‌ی اصلی به‌نوعی نمایانگر مجموعه‌ای از مسائل و مشکلات پنهان‌مانده از دید است. 
  2. گام دوم ـ تعیین علل بروز مسئله: معمولاً آن چیزی که از مسئله مشاهده می‌شود تنها نشانه‌های ظاهری از علل بروز مسئله است. برای این کار روش‌های گوناگونی وجود دارد که ازجمله‌ی آن‌ها می‌توان به روش «پنج چرا» و هم‌چنین «تحلیل علت و معلولی استخوان ماهی» اشاره کرد.
  3. گام سوم ـ تعیین راه‌حل‌های مسئله: هیچ مسئله‌ای تنها یک راه‌حل ندارد. برای حل هر مسئله می‌توان راه‌حل‌های گوناگونی تصور کرد و اینجاست که نقش تفکر خلاقانه بسیار کلیدی می‌شود. با کمک تفکر خلاقانه در این مرحله تلاش می‌شود که تا جایی که امکان دارد، تعداد بیش‌تری راه‌حل‌ کشف شود. هرچقدر راه‌حل‌های بیش‌تری برای یک مسئله پیدا شود، احتمال رسیدن به راه‌حل بهینه نیز افزایش می‌یابد. نکته‌ی بسیار مهمی که لازم است در این زمینه به آن توجه شود این است که در خلق راه‌حل‌ها به ‌هیچ محدودیتی توجه نمی‌شود. درواقع هدف از این مرحله آزاد گذاشتن قدرت تخیل و تصور برای خلق انواع راه‌حل‌ها به کمک روش‌های خلاقیت فردی و جمعی است، حتی اگر در ظاهر این راه‌حل عجیب به نظر بیاید.
  4. گام چهارم ـ ارزیابی راه‌حل‌های مختلف مسئله و انتخاب راه‌حل برتر: همان‌طور که گفته شد در مرحله‌ی خلق راه‌حل هیچ محدودیتی در نظر گرفته نمی‌شود، اما درهرحال هر مسئله دارای راه‌حل بهینه‌ای است که باید برای اجراشدن از میان راه‌حل‌های کشف‌شده، انتخاب شود؛ بنابراین لازم است راه‌حل‌های موجود برای حل مسئله مورد ارزیابی قرار گیرند. برای این منظور باید فهرستی از معیارهای ارزیابی تهیه شود و بر اساس آن‌ها راه‌حل‌ها به‌صورت کمی یا کیفی ارزیابی شوند. این معیارهای ارزیابی می‌توانند شامل مواردی چون: قابل‌اجرا بودن، در دسترس بودن فناوری موردنیاز، توجیه‌پذیر بودن ازنظر هزینه‌ای و… باشند. درهرحال راه‌حل برتر از میان راه‌حل‌های موجود انتخاب و سپس به اجرا درمی‌آید. درزمانی که شرایط زمان اجرا مشخص نیست و ممکن است برحسب مورد چند راه‌حل قابل‌اجرا باشد، تلاش می‌شود با ترکیب راه‌حل‌های برتر یا استفاده از تکنیک‌هایی نظیر برنامه‌ریزی سناریو تا حد امکان راه‌حلی مطابق با شرایط دنیای واقعی تهیه و اجرا شود.
حل مسئله - 5 ابزار برتر حل مسئله در کسب و کار

حل مشکلات در محور فعالیت یک کسب و کار است و این ابزارهای حل مسئله به شما کمک می کنند تا یک رویکرد ساختاری و روشمند داشته باشید. اگر صاحب کسب و کار یا مدیر یک سازمان هستید ، حل مشکلات یکی از وظایف اصلی شماست. در حقیقت ، این ممکن است فعالیتی باشد که بیشتر وقت شما را هر روز می گیرد. هر وقت تصمیمی در مورد حرکت شرکت به جلو می گیرید ، به احتمال زیاد تصمیم به دلیل مشکلی که ایجاد شده است گرفته می شود. نیازی به گفتن نیست که جدا کردن وظیفه حل مسئله از وظیفه اداره یک تجارت موفق غیرممکن است. 

متأسفانه حل صحیح مشکلات در بسیاری موارد کار بسیار دشواری است. ممکن است مشکل پیچیده باشد یا ممکن است چندین راه حل مختلف بالقوه را در نظر بگیرید. یا در بعضی موارد ممکن است شما هم مشکل پیچیده داشته باشید و هم راه حل های ممکن زیادی پیش روی خود داشته باشید. وقتی کارها پیچیده تر می شوند و سعی می کنید یک تصمیم مهم برای حل مسئله بگیرید ، داشتن ابزار در دسترس برای استفاده بسیار مفید است.

در این مقاله ، ما می خواهیم پنج مورد از بهترین ابزارهای حل مسئله را در اختیار صاحبان مشاغل و مدیران قرار دهیم. پس از فهمیدن چگونگی استفاده از این ابزارها و اینکه چرا آنها می توانند موثر باشند ، می توانید به دنبال فرصت هایی برای اجرای آنها در برنامه های دنیای واقعی باشید.

در زیر مطالبی وجود دارد که هر یک از پنج ابزار حل مسئله را معرفی کرده ایم. اگر مطمئن نیستید که کدام یک از این ابزارها بهترین راه حل برای نیازهای شما خواهد بود ، ما در پایان مقاله به شما کمک می کنیم.

مدل حل مسئله شش مرحله ای

اگر دنبال راه حل ساده هستید ، مدل حل مسئله شش مرحله ای مکان خوبی برای شروع است. اینها همه در مورد اصول حل مسئله است – هر یک از شش قدم شما را کمی به نتیجه مثبت نزدیک می کند. این مدل ممکن است به اندازه کافی برای نیازهای شما پیچیده نباشد ، اما ممکن است تعجب کنید که چقدر این تکنیک قادر به انجام کار است.

برای اینکه درک بهتری از نحوه عملکرد مدل حل مسئله شش مرحله ای داشته باشید ، بیایید به سرعت هر یک از شش مرحله را طی کنیم.

    1. مشکل را تعریف کنید. بدیهی است ، اگر نمی دانید مشکلی که می خواهید حل کنید چیست ، خیلی جلو نخواهید رفت. در اولین مرحله برای درک مشکل در یک سطح عمیق مدتی وقت بگذارید تا بعداً بتوانید اقدامات منطقی انجام دهید.وقتی مشکلی برایمان پیش می آید، دچار نگرانی و سردرگمی می شویم.درچنین حالتی نمی توانیم خوب فکر کنیم ، پس اولین کاری که باید انجام دهیم ، این است که آرامش خود را حفظ کنیم و اجازه ندهیم افکار مخرب و سرزنش کننده ای چون:« من آدم بی عرضه، تنبل وبد شانسی هستم، همیشه مشکلات برای من پیش می آید ، من نمی توانم آن را حل کنم ، هر چه بلاست سر من نازل می شود و ..»به سراغ ما بیاید.
    2. علت اصلی را تعیین کنید. این یک مرحله مهم است که غالباً وقتی افراد یا تیم ها سعی در حل مشکلات دارند ، از دست می دهند. این چه چیزی است که باعث می شود در این شرایط مشکل پیدا کنید؟ آیا فقط یک دلیل اصلی وجود دارد یا اینکه ترکیبی از موضوعات منفی است؟برای حل یک مشکل ابتدا باید بدانیم که این مشکل دقیقا چیست. ۳ سوال به تعریف مشکل کمک می کند:
      الف) مشکل چیست ؟ب) مشکل از چه زمانی (یا کجا) ایجاد شده است ؟ج) چه چیزی یا چه کسانی در ایجاد مشکل یاگسترش آن دخالت دارند؟
    3. راه حل های ممکن را توسعه دهید. در این مرحله ، شما در حال تلاش برای یافتن جواب تنها برای مشکل نیستید – درعوض ، شما در حال تلاش برای یافتن همه پاسخ های ممکن هستید. هر چیزی که فکر می کنید ممکن است در حل این مسئله به شما کمک کند باید در این مرحله روی میز باشد.پس از آن که مشکل را به طور دقیق و روشن تعریف کردید ، باید خوب فکر کنید و تمام راه حل های ممکن را برای حل مشکل مورد نظر فهرست کنید. هر چقدر بتوانید راه حل های بیشتری برای حل مشکل خود پیدا کنید، در حل مشکلات موفق تر خواهید بود .
      یک روش خوب برای پیدا کردن راه حل های مختلف برای حل یک مشکل، استفاده از تکنیک « بارش فکری » است؛یعنی تمام راه حل هایی که به ذهنتان می رسد،چه خوب و چه بد،را یادداشت کنید . روش دیگر، مشورت با افراد آگاه و مورد اعتماد است.
    4. یک راه حل را انتخاب کنید. اکنون که لیستی از راه حل های احتمالی را در نظر گرفته اید ، می توانید آنها را مرتب کنید و راهی را انتخاب کنید که فکر می کنید مسئله را برطرف می کند.تعریف مشکل و یادداشت کردن راه حل های احتمالی آن به ما کمک می کند تا بتوانیم از بین راه حل های فهرست شده، بهترین راه حل که کمترین هزینه و بیشترین فایده را داشته باشد و در عین حال مطابق ارزش های ما باشد و نیز عملی و کاربردی باشد را انتخاب کنیم.
    5. راه حل را پیاده سازی کنید. با انتخاب شما ، اکنون زمان آن رسیده است که آن انتخاب را عملی کنید و ببینید چه اتفاقی می افتد. البته ، اجرا خود می تواند یک فرایند پیچیده باشد که ممکن است به روشها و ابزارهای خاص خود برای موفقیت آمیز نیاز داشته باشد.برای اجرای درست راه حل انتخابی ، به طور دقیق مشخص کنید که چه چیزهایی ، چه کاری ، کجا ، چه موقع وتوسط چه کسی باید انجام شود و چه موادی لازم است. اگر این مسائل رعایت نشود، اجرای برنامه با مشکل مواجه می شود.
    6. نتیجه را ارزیابی کنید. این مهم است. هنگامی که شما یک راه حل را پیاده سازی کنید ، باید آن راه حل را دنبال کنید تا مطمئن شوید که در واقع کار کرده است. اگر اینگونه نباشد ، ممکن است لازم باشد که به عقب برگردید و یکی از راه حلهای احتمالی دیگر خود را که در مرحله سوم مشخص شد ، در نظر بگیرید.پس از اجرای راه حل انتخاب شده ، باید ارزیابی شود آیا راه حل مورد نظر مؤثر و رضایت بخش بوده یا خیر . اگر موثر نبوده باید دید در کجا اشکال وجود داشته است .در تعریف مشکل یا در انتخاب بهترین راه حل یا در اجرای آن؟!
    حل مسئله - 5 ابزار برتر حل مسئله در کسب و کار

    هیچ چیز به خصوص و پیچیده ای درباره روش حل مسئله شش مرحله ای وجود ندارد ، اما این دقیقاً همان چیزی است که آن را بسیار مؤثر می کند. برای هر مرحله وقت بگذارید ، در صورت لزوم به دنبال همکاری باشید و به این مدل اعتماد کنید تا شما را به سمت انتخاب عاقلانه سوق دهد.

    تکنیک شکستن مسئله یا The Drill Down Technique

    احتمالاً می توانید از نام این روش حل مسئله تقریباً آنچه در بر می گیرد را حدس بزنید. اصطلاح “شکستن مسئله” اغلب در تجارت مورد استفاده قرار می گیرد تا فرآیندی را که از اجزای بزرگتر به قطعات کوچکتر شکسته می شود ، را برجسته کند. این دقیقاً همان اتفاقی است که در تکنیک Drill Down حل مسئله رخ می دهد. هنگامی که شما با یک مشکل بزرگ و پیچیده همراه با نتایج احتمالی قابل توجه روبرو هستید ، یکی از بهترین کارهایی که می توانید انجام دهید اینست که مشکل را به اجزای مختلف آن تا زمانی که آن را حل نکرده اید تکه تکه کنید.

    حل مسئله - 5 ابزار برتر حل مسئله در کسب و کار

    برای استفاده موفقیت آمیز از روش مته ، شما نیاز به برنامه ریزی دارید. شما می توانید از طریق این فرآیند یا بر روی رایانه خود و یا با یک قلم و کاغذ کار کنید ، انتخاب کنید که انتخاب شما مطابقت دارد. برای شروع ، مشکل را با حروف بزرگ در بالای صفحه بنویسید. سعی کنید مشکل را فقط به یک کلمه یا یک عبارت کوتاه خلاصه کنید ، حتی اگر ذاتا پیچیده باشد. این نقطه شروع شما خواهد بود و بقیه مراحل خرد کردن از اینجا شروع می شود.

    در این مرحله ، باید مشکل را به تکه های کوچکتر تقسیم کرد. سعی کنید مشکل را به سه تا پنج موضوع کوچکتر تقسیم کنید. شما می خواهید با تقسیم مشکلات ، لایه به لایه ، “خرد کردن” مشکل را ادامه دهید ، تا زمانی که احساس کنید امکان جلوتر رفتن از این امکان وجود ندارد.

    حل مسئله - 5 ابزار برتر حل مسئله در کسب و کار

    این روش یک روش عالی برای کشف ماهیت پیچیده اکثر مشکلات تجاری است. معمول نیست که یک مشکل تجاری در سازمان کنار گذاشته شود – بیشتر اوقات ، این مشکل موضوعات کوچکتر ساخته شده است. این دقیقاً همان چیزی است که شما با استفاده از تکنیک مته سعی در حل کردن آن دارید. به کل نمودارهای ایجاد شده نگاه کنید و بدانید که کدام یک از “مشکلات فرعی” احتمالاً مقصر این مشکل بزرگ است. پس از شناسایی موارد سطح پایین که ایجاد مشکل می کند ، می توانید در صورت لزوم روی اصلاح آنها کار کنید.

    مدل چهار قاب The Four Frame Model

    مدل چهار فریمی مفهومی است که هر سازمان مشخصی را به چهار چهار چوب تقسیم می کند – با هدف درک بهتر این سازمان ها هنگام تقسیم آنها. سازمانها نهادهای بسیار پیچیده ای هستند ، که تعداد بسیار زیادی شخصیت ، انگیزه ، قابلیت ، محدودیت و موارد دیگر در آن نقش دارند. اگر می خواهید از سازمان خود بیشترین بهره را ببرید ، باید آن را تا حد امکان پیچیده درک کنید. در حالی که ابزارهای بسیاری برای این منظور وجود دارند ، مدل چهار فریم یکی از ژرف ترین و یکی از موفق ترین ها است.

    حل مسئله - 5 ابزار برتر حل مسئله در کسب و کار

    این چهار قاب چیست؟ بیایید نگاهی گذرا به آنها در زیر ، همراه با توضیحات بیندازیم.

    • سازمان اصلی کار شما چهارچوب ساختاری است. این سیستمهایی هستند که برای اجرای مشاغل ، سلسله مراتب افراد درون شرکت و موارد دیگر استفاده می شوند.
    • منابع انسانی. افرادی که سازمان شما را تشکیل می دهند بسیار مهم هستند – در واقع ، آنها مهمترین دارایی شما هستند. آیا کارکنان شما به خوبی مراقبت می شوند؟ آیا آنها از کار خود راضی هستند و به چالش کشیده شده اند که هر روز تمام تلاش خود را انجام دهند؟ بسیاری از مشکلات در شرایطی که چارچوب منابع انسانی به درستی کار نکند ممکن است بوجود آید.
    • شما نمی توانید سیاست را به طور کامل از سازمان خود دور نگه دارید ، زیرا این نتیجه طبیعی کار افراد مختلف برای رسیدن به همان هدف است. با این وجود ، مهم است که فضای سیاسی را تا حد ممکن سالم نگه دارید.
    • چگونه سازمان به عنوان یک کل ، به عنوان موجودیت خود ، کار می کند؟ بالاتر از سطح افراد ، سازمان در چه دوره های کوتاه مدت و بلند مدت حرکت می کند. این قاب نهایی کمی انتزاعی اما مهم است.

    حل مسئله هشت مرحله ای

    هر زمان که یک ابزار یا فرآیند حل مسئله توسط یکی از بزرگترین شرکتهای جهان تهیه شده باشد ، مطمئناً شایسته نگاه دقیق تری است. این مورد در اینجا فرآیند حل مسئله هشت مرحله ای است ، که توسط فورد تهیه و استفاده شده است. همانطور که مطمئناً آگاه هستید ، فورد جزو خودروسازان برتر جهان است و این روند در موفقیتی که در طی سالها از آن برخوردار بوده اند ، نقش داشته است. 

    در سال ۱۹۸۷ شرکت فورد فرآیند هشت گام حل مسئله را در دستور العمل خود با نام «حل مسئله به صورت تیمی» ابداع نمود. در اواسط دهه ۱۹۹۰ نیز فورد اصل دیگری به نام گام صفر که برنامه ریزی فرآیندها بود را به این گامها اضافه کرد. این تکنیک امروزه استاندارد جهانی فورد یا هشت گام حل مسئله نامیده می شود.فورد این فرآیند را به منظور کمک به تیم ها در کنترل کیفیت و مسائل ایمنی، در پیدا کردن راه حل های دائمی و مناسب برای مسائل و نیز جلوگیری از تکرار آنها ایجاد کرد. حتی اگر شما یک سازمان را به طور قابل توجهی کوچکتر از فورد صاحب باشید یا مدیریت کنید ، باز هم می توانید از کاربرد مناسب این روند بهره مند شوید.

    این تکنیک زمانی بیشترین کارکرد را دارد که به صورت تیمی و با شناخت صحیح مسئله، به حل آنها پرداخته شود. با این حال می توان آن را به صورت فردی نیز انجام داد.

    حل مسئله - 5 ابزار برتر حل مسئله در کسب و کار

    اگر می خواهید یک مشکل بزرگ را در درون سازمان خود حل کنید ، باید یک برنامه و یک فرآیند داشته باشید. این هشت مرحله همین موضوع را به شما می دهند. آنها به شرح زیر هستند:

    • برنامه ریزی کنید – گام صفر- قبل از این که برای حل مسئله تیمی را تشکیل دهید، نیاز به برنامه ریزی دارید. یعنی باید نسبت به این که اعضای تیم چه کسانی باشند، چه مدت زمان و مقدار منابع برای حل مسئله نیاز است، فکر کنید. نیازمندی های مهم تا رسیدن به نتیجه را در نظر بگیرید.
    • تیم را بسازید. اعضای تیم باید کسانی باشند که از توانایی، زمان و انرژی کافی برای فرآیند حل مسئله برخوردار باشند. به یاد داشته باشید، احتمال این که تیم متنوع نسبت به تیمی یک دست، راه حلهای خلاقانه بیشتر و بهتری ارائه کنند، زیاد است. (البته ممکن است در تیم متنوع، دیدگاه ها مختلف یا متضاد باشد و اعضای تیم زمان زیادی را صرف جمع بندی اختلاف نظرها کنند و یا حتی به راه حل مشخصی نرسند). با ایجاد چارت تیم، می توانید اهداف و نقش های هریک از افراد را مشخص کنید. سپس تلاش کنید با ایجاد اعتماد در تیم، افراد را در فرآیند حل مسائل درگیر کنید. اگر اعضای تیم شما متشکل از افراد حرفه ای باشد که با همدیگر سابقه همکاری نداشته اند، ابتدا اقدامات مربوط به تشکیل تیم را انجام دهید تا افراد با یکدیگر بتوانند راحت تر کار کنند.
    • مشکل را توضیح دهید. زمانی که تیم مورد نظر تشکیل شد، مسئله را با جزئیات شرح دهید. پنج سوال مشهور (شامل موارد؛ چه کسی، چه چیزی، چه زمانی، کجا و چگونه) را مشخص کنید. از تکنیک هایی مانند فرآیند تعریف مسئله استفاده کنید تا از صحت توجه دقیق به مسائل نیز اطمینان حاصل شود. سپس ابتدا از مرحله تحلیل ریسک شروع کنید. یعنی اگر مسئله مورد نظر شرایطی دارد که مثلا باعث بروز خطر سلامتی شده یا زندگی فردی را تهدید می کند، باید قبل از حل اقدام مناسبی انجام شود (ممکن است مجبور شوید تا زمانی که این مشکل حل نشود افراد را از انجام فرآیند بازدارید). ریشه یابی مسئله نیز در انتهای این فرآیند آورده می شود. بنابراین نباید زمان زیادی را صرف این موضوع کنید. در این مرحله باید هدف شما بررسی این باشد که چه چیزی نادرست پیش می رود و از درک کامل اعضا نسبت به موضوع اطمینان حاصل کنید.
    • راه حل موقت را اجرا کنید. زمانی که تیم، مسئله را شناسایی کند، می توان آن را به صورت موقت حل کرد. این مرحله به ویژه زمانی اهمیت پیدا می کند که مشکل بر مشتریان تاثیر گذار بوده و باعث کاهش کیفیت کالا یا آهسته تر شدن فرآیند کار شود. سعی کنید از دانش همه اعضای تیم استفاده کنید. برای بهره گیری از ایده های جدید همه اعضای تیم می توانید از طوفان فکری یا روش دلفی استفاده کنید. زمانی که گروه راه حل های موقت را ارائه دهد، مسائلی چون هزینه، زمان اجرا و تاثیرات آن را بررسی کنید. راه حل کوتاه مدت باید سریع و راحت بوده و ارزش پیاده سازی را داشته باشد.
    • علت اصلی را شناسایی کرده و از بین ببرید. زمانی که راه حل موقتی اجرا شود، نوبت به حل ریشه ای مسئله می رسد. می توانید از تحلیل اثر و علت، برای شناسایی علل مربوط به رخ دادن مسئله استفاده کنید. این ابزار به شما کمک می کند که دلایل احتمالی رخ دادن آن را بیابید و حتی مسائل دیگری که از آن آگاه نبودید، برایتان مشخص گردد. در مرحله بعد می توانید از تحلیل های ریشه ای علت برای یافتن ریشه مسائلی که شناسایی کرده اید استفاده کنید. زمانی که منبع مساله به درستی مشخص گردید، چند راه حل دائمی را ارائه دهید.
    • تائید راه حل.در این گام تیم به دنبال راه حل دائمی و مناسب می باشد. البته قبل از پیاده سازی آن، باید به طور دقیق آزمایش شود. چون هم نباید باعث مشکل جدیدی شود. همینکه از نظر سایرین هم، این مسئله حل شده باشد و تاثیرات منفی جانبی نداشته باشد. برای این منظور می‌توان از روش شش کلاه فکری استفاده کرد و حل مسئله را از جنبه های مختلف بررسی نمود.
    • راه حل دائمی را پیاده کنید.هنگامی که تیم در راه حل نهایی به اجماع رسید، طبق برنامه به حل مسئله بپردازید. البته باید راه حل جدید را زیر نظر بگیرید تا از صحت آن و این که واقعا مشکل را حل کرده، اطمینان حاصل کنید. همچنین راهکارهای پیاده سازی این راه حل را معین و از انجام صحیح آنها اطمینان حاصل کنید.
    • از تکرار مشکل جلوگیری کنید.وقتی که از راه حل دائمی برای حل مسئله مطمئن شدید، تیم را دوباره جمع کنید و نسبت به شناسایی این که چگونه می توان از تکرار دوباره مسئله و مشکلات آن جلوگیری کرد، اقدام کنید. ممکن است نیاز باشد که استانداردهای کسب و کار، سیاست ها، رویه ها و یا دستورالعمل های کسب و کار یا شرکت به روز گردد. همچنین ممکن است که به آموزش بعضی افراد برای این استانداردها احتیاج باشد. حتی ممکن است برای پیشگیری از تکرار مسائل، تغییر اصول و رویه های های مدیریت هم نیاز باشد. دقت داشته باشید سهل انگاری در این گام باعث پیش آمد دوباره مشکلات خواهد شد.
    • موفقیت تیم را جشن بگیرید.آخرین مرحله این تکنیک، گرفتن جشن پیروزی و  دادن پاداش برای موفقیت تیم است. با تشکر از تلاشهای افراد تیم قدردانی کنید و نشان دهید که متوجه تلاش آنها، بوده اید.

    از بسیاری جهات ، این یک نسخه پیچیده تر و دقیق تر از مدل حل مسئله شش مرحله ای است که در ابتدای این مقاله درباره آن صحبت کردیم. احتمالاً لازم نیست که برای هر مشکلی که با آن روبرو هستید ، به کل این فرآیند دست بزنید ، اما این می تواند انتخاب خوبی برای موضوعات اصلی سازمان شما باشد.

    چارچوب Cynefin

    Cynefin واژه‌ای ولزی به معنای «جا» و «زیستگاه» است که می‌تواند برای توضیح عناصر وضعیتی که در آن قرار داریم و تاریخچه‌ی شخصی‌مان که افکار و تصمیم‌گیری‌های ما را-بدون اینکه از آنها آگاه باشیم-تحت تأثیر قرار می‌دهند، نیز به کار برود.

    چارچوب Cynefin به جای اینکه برنامه حل مسأله را برای شما فراهم کند ، همانطور که در مورد سایر ابزارها وجود دارد ، به شما کمک می کند تا بفهمید که در وهله اول چگونه باید در مورد یک مشکل فکر کنید. از بسیاری جهات ، این چارچوب یک سطح بالاتر از سایر فرآیندهای حل مسئله است. از نظر تئوری می توانید از چارچوب Cynefin استفاده کنید تا بفهمید که چگونه باید با یک مشکل برخورد کنید ، و در این صورت می توانید به روش دیگری برای حل مسئله بروید اگر تصمیم دارید به دنبال یافتن راه حل باشید.

    حل مسئله - 5 ابزار برتر حل مسئله در کسب و کار

    دیوید جی اسنودن (David J. Snowden) از این کلمه برای توضیح چارچوبی که در سال ۱۹۹۹ و بر اساس مفاهیم مدیریت دانش و استراتژی سازمانی توسعه‌ داده بود، استفاده کرده است. او همراه با همکار خود مری بونه (Mary Boone) این چارچوب را در سال ۲۰۰۷ در مجله‌ی کسب‌وکار هاروارد (Harvard Business Review) به‌ چاپ رساند. چارچوب Cynefin ابزاری برای حل مسئله است که به شما کمک می‌کند تا وضعیت را در پنج دامنه که با توجه به روابط علت‌و‌معلولی تعریف شده‌اند، قرار دهید. این چارچوب به شما کمک می‌کند تا وضعیت‌تان را دقیق‌تر ارزیابی کنید و به آن پاسخ‌های مناسب بدهید.

    این چارچوب به شما کمک می کند تا مشکلات را به یکی از پنج زمینه زیر منتقل کنید. آن متن ها در زیر ذکر شده است –

    1. زمینه‌ی آشکار: «دامنه‌ی بهترین عمل»مشکلات در اینجا به صورت خود توضیح است و اینها ساده ترین مشکلات برای حل هستند.معمولا در اینجا گام‌های واضحی وجود دارند که مرحله‌ی بعدی فرایند را برای ما مشخص می‌کنند. برای مثال مشکلاتی که مرکز خدمات با آنها روبه‌رو است معمولا قابل پیش‌بینی هستند و فرایند‌های آماده‌ای برای مقابله با بیشتر آنها وجود دارد.اسنودن معتقد است که شما باید در مورد تصمیمات آشکار، رویکرد «فهمیدن – دسته‌بندی – پاسخ» را به کار ببرید. به بیان ساده، شما باید وضعیت را بررسی کنید، نوع آن‌ را دسته‌بندی کنید و سپس با توجه به اینکه بهترین عمل چیست به آن پاسخ بدهید. معمولا یک پاسخ «درست» و مبتنی بر فرایند یا روندی از پیش موجود، در دسترس است.اما این خطر وجود دارد که زمینه‌ی آشکار، بیش از حد ساده در نظر گرفته شود. این اتفاق معمولا زمانی می‌افتد که رهبران یا کل سازمان موفقیتی را تجربه کرده‌اند و مغرور شده‌اند. برای جلوگیری از این اتفاق اطمینان حاصل کنید که کانال‌های ارتباطی روشنی وجود دارند و اعضای تیم می‌توانند تا هر وضعیتی را که با دسته‌بندی‌های پیشین هماهنگ نیست، گزارش دهند.چالش دیگری که در اینجا وجود دارد این است که رهبران ممکن است به‌خاطر تجارب و موفقیت‌های پیشین حاضر به پذیرش ایده‌های جدید نباشند. برای مثال ممکن است که بعضی از افراد اینگونه فرض کنند که وضعیت‌های پیشین می‌توانند دوباره به‌خوبی کار کنند. برای غلبه بر این مشکل، پذیرای ایده‌های جدید باشید و برای دنبال کردن ایده‌های جدید اشتیاق داشته باشید.
    2. زمینه‌ی پیچیده: «دامنه‌ی متخصصین»بسیاری از مشکلات بسیار دشوار شما در یک زمینه پیچیده قرار می گیرند ، که معمولاً به شما کمک می کند تا از طریق سازمان کمک بگیرید تا بتوانید یک راه حل پیدا کنید.ممکن است که مسائل «پیچیده» چندین راه‌حل «درست» داشته باشند. در اینجا روابط علت‌ومعلولی روشنی وجود دارد که ممکن است برای همه قابل مشاهده نباشد، چرا که مسئله پیچیده است. برای مثال ممکن است نشانه‌های زیادی از یک مشکل را ببینید، اما ندانید که چگونه آن را حل کنید.در اینجا رویکرد تصمیم‌گیری به‌صورت «فهمیدن – تجزیه‌وتحلیل – پاسخ » است. به بیان دیگر شما باید وضعیت را ارزیابی، دانسته‌ها را تجزیه‌وتحلیل (معمولا با کمک متخصصین) و برای بهترین پاسخ تصمیم‌گیری کنید.ممکن است که رهبران در وضعیت‌های پیچیده اتکای بیش از حدی به متخصصان داشته باشند و این باعث شود که از راه‌‌حل‌های خلاقانه‌ی افراد دیگر غافل شوند و به آنها توجه نکنند. برای غلبه بر این مشکل، تیمی متشکل از افرادی با پس‌زمینه‌های مختلف جمع‌آوری کنید (که شامل مخالفان نیز باشد) و از ابزاری مانند روش یادداشت نویسی کرافورد استفاده کنید تا مطمئن شوید که دیدگاه‌های همه‌ی افراد شنیده شده است.
    3. زمینه‌ی بغرنج: «دامنه‌ی اضطراری»مشکلی که پیچیده تلقی می شود ، امروز نمی تواند حل شود. در عوض ، ممکن است نیاز باشد که به سادگی روی رادار خود بمانید تا زمانی که یک راه حل مناسب در دسترس قرار گیرد.در وضعیت بغرنج ممکن است که تشخیص راه‌حل «درست» یا پیدا کردن رابط علت‌ومعلولی، غیرممکن باشد. اسنودن و بونه معتقدند که بسیاری از وضعیت‌های کسب‌وکار در این دسته‌بندی جای می‌گیرند.وضعیت بغرنج معمولا غیرقابل پیش‌بینی است و بهترین رویکرد در اینجا «کاوش – فهمیدن – پاسخ» است. معمولا بهتر است تا به جای تلاش برای کنترل وضعیت یا پافشاری بر یک برنامه‌ی عمل، صبور باشیم، به‌دنبال الگوها بگردیم و تلاش کنیم تا راه‌حلی سر برآورد.در چنین مواقعی هدایت تجربه‌های کسب‌وکار و پذیرش اینکه شکست بخشی از فرایند یادگیری است، می‌تواند سودمند باشد. اطمینان حاصل کنید که فرایندهایی را برای هدایت تفکر تیم‌تان درنظر گرفته‌اید، حتی مجموعه‌ی بسیار ساده‌ای از قوانین، در مقایسه با زمانی که هیچ قانونی وجود ندارد، می‌تواند به راه‌حل بهتری منجر شود.در اینجا ارتباطات نیز بسیار مهم است. مجموعه‌ای از افراد متنوع را برای تحقق نوآوری و رسیدن به راه‌‌حل‌های خلاقانه برای مسائل پیچیده، گردهم آورید و برای تضمین ایده‌های جدید و تشویق تیم‌تان برای بحث بر سر امکانات جدید، از تکنیک‌های افزایش خلاقیت مانند طوفان‌ فکری استفاده کنید.
    4. زمینه‌ی آشفته: دامنه‌ی پاسخ‌های سریع: اینها مشکلاتی هستند که در حال حاضر نمی توانید درک کنید ، اما به هر حال باید آنها را حل کنید. معمولاً بهترین شرط پیاده سازی یک راه حل موقتند تا زمانی که مشکل بیشتری مورد بررسی قرار گیرد.در وضعیت «آشفته» میان علت‌ومعلول هیچ ارتباطی وجود ندارد، در نتیجه هدف اولیه‌ی شما این است که نظم و پایداری را برقرار کنید. معمولا بحران و سر برآوردن سناریو‌ها در این ناحیه اتفاق می‌افتند.رویکرد تصمیم‌گیری در این ناحیه عبارت است از «عمل – فهمیدن – پاسخ». برای ارجاع دادن به مسائلی که بیشترین فشار را وارد می‌کنند، لازم است تا به‌شکلی قاطعانه عمل کنید. درصورت وجود یا عدم وجود پایداری، برای فهمیدن تلاش کنید و سپس تصمیمی بگیرید که وضعیت را از حالت آشوب به پیچیدگی ببرد.برای هدایت موفقیت‌آمیز یک وضعیت آشفته، مدیریت ریسک را انجام دهید تا خطرات ممکن را مشخص و بتوانید آنها را اولویت بندی کنید تا مطمئن شوید که یک برنامه‌ی مدیریت بحران همه جانبه را در اختیار دارید. در این شرایط، آماده شدن برای تمامی وضعیت‌ها‌ غیرممکن است، اما معمولا برنامه‌ریزی برای خطرهای قابل تشخیص، میتواند کمک‌کننده باشد.اطلاعات قابل اعتماد در وضعیت‌های نامطمئن و آشفته بسیار مهم هستند، در نتیجه مطمئن شوید که می‌دانید چگونه در بحران ارتباط داشته باشید.
    5. اختلال: زمینه نهایی ما چندان لذت بخش نیست ، زیرا شما مشکل را نمی فهمید و حتی مسئله را فوراً تشخیص نمی دهید. تنها گام در اینجا جمع آوری اطلاعات بیشتر تا زمانی که مشکل مورد توجه قرار گیرد است.تشخیص اینکه آیا در وضعیت اختلال قرار دارید یا خیر، می‌تواند بسیار دشوار باشد. در اینجا روشن نیست که کدام‌یک از چهار دامنه غالب است و افراد عموما به تکنیک‌هایی برای تصمیم‌گیری اعتماد می‌کنند که شناخته‌شده و راحت باشند. هدف اولیه‌ی شما در این وضعیت این است که اطلاعات بیشتری جمع‌آوری کنید، به این ترتیب می‌توانید به دامنه‌‌های شناخته‌شده وارد شوید و سپس تصمیم مناسب را اتخاذ کنید.مثال

    روش شما

    کدام یک از این ابزارهای ارزشمند حل مسئله را باید در سازمان خود استفاده کنید؟ خب ، این در نهایت به شما مربوط می شود. این عاقلانه است که یاد بگیریم که چگونه از همه آنها استفاده کنیم ، زیرا برای یکی از مشکلات شما خوب است و ممکن است برای دیگری کار نکند. 

    حل مسئله - 5 ابزار برتر حل مسئله در کسب و کار

    به عنوان مثال ، بسیاری از مشکلات روزمره در تجارت شما ممکن است با مدل ابتدای لیست ما یا مدل حل شش مرحله ای حل شوند. با این وجود برای مشکلات پیچیده تر باید از یکی از ابزارهای دیگر استفاده کنید. در بعضی موارد ، ممکن است لازم باشد از چارچوب Cynefin Framework شروع کنید تا مسئولیت رسیدگی به این مشکل را قبل از استفاده از ابزارهای دیگر به این روش واگذاریم.

0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

پاسخی بگذارید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *